こんにちは。 カナメです。
年の瀬になると、手帳コーナーには来年度の手帳が並びますね。
手帳術、というと本当にたくさんの人がいろんなやり方で手帳を使いこなしています。正直、すごいなと思います。
一方、手帳を使いこなしてみたいけど、書くことがなくて使ってないという人もいますね。
私の場合、手帳術というほどではないのですが、ずっと手帳は使い続けています。
今回は、私の手帳の使い方について話してみたいと思います。
何のために手帳を使うの？
手帳を使わない人にとっては、何のために手帳を使うのかわからないかもしれませんね。
確かに、必要性を感じない人は特に使わなくてもよいのかもしれません。
私がなぜ手帳を使っているのかというと、「忘れてしまう」からです。
手帳は外部記憶装置
手帳は、パソコンのハードディスクのような、外部記憶装置のひとつです。
自分の頭の中で思ったことは、浮かんではすぐに消えていってしまいます。
「明日までにチケットを買うんだった」とか、
「来月の11日は飲み会にいくんだっけ」とか、
「この本面白そうだなあ」などなど。
手帳を使っていなかった頃は、後で思い出そうとしても、何だったのかなかなか思い出せなくてモヤモヤしたり、大事な予定を忘れていて後であわてたりしていました。
そんな頭の中から、情報を外に出して手帳に記録しておくことで、忘れても後で思い出すことができます。
無理やり頭で覚えておこうとしてもストレスがたまるので、手帳に記録することで、安心して忘れることができるんですね。
私にとって手帳は、情報を安心して忘れることで、脳みその容量を空けられるツールなのです。
手帳はどうやって使うの？
まず一番多くの人がやっているのが、「スケジュール管理」ではないでしょうか。
「いつ、何時に、何をやらなければいけないのか」「何をしたいのか」
をカレンダーに書いておきます。
そして、毎日見返して、思い出せるようにしておくのです。
「そんなのあたりまえやん」と思うかもしれませんが、手帳を使わない、使えない人は、毎日見返すことを忘れてしまいます。
忘れてしまうのは、ただ習慣がないからです。
いろんなことを忘れてしまう私ですが、１つだけ忘れずにやることがあります。
それが、「手帳を毎日見る」ことです。
図にすると、こんな感じ？
いろいろ記録したことは忘れてしまっていても、「手帳を見る」ことだけ忘れなければ、記録した情報すべてにアクセスできるわけです。
これから手帳を活用したいと思っている人は、「手帳を毎日見る」習慣だけ身に付ければよいと思います。
何を記録して活用するかは、人それぞれですから。
手帳の「活用」のしかた
手帳はいろいろなことに使えますが、必ず、「見て」「思い出して」「その情報をもとに行動を選び」「行動する」というプロセスを踏んで初めて「活用している」ことになります。
情報の活用のしかたは大きく２つに分けられます
・フロー情報
・ストック情報
フロー情報とは、「○月〇日に△△に電話する」というような、一時的に必要な情報で、それを終えてしまったら必要がなくなるような情報のことです。
ストック情報とは、電話帳のように、ストックして置いて後で何度も見直して使うような情報のことをいいます。
いわゆる「スケジュール管理」や「やることリスト」みたいな記録は、フロー情報、何かをするための「手順」とか「読書メモ」などは後で読み返して活用するストック情報になるでしょう。
もちろん手帳にはどちらの情報も記録してかまいません。
しかし、情報を２つに分けて考えることで、「後で検索できるようにしておく」かどうかを決めることができるようになり、このような考え方は手帳を活用するうえでとても便利です。
私の現在の手帳の主な用途は、
・カレンダーに予定を書いて、やることを忘れないようにする「スケジュール管理」
・レシートがない買い物をしたときにメモしておく「金銭出納帳」
・本屋に行ったら面白そうな本の題名、著者をメモしておき、あとで図書館にないか検索する
・とりあえずここ数日の「やることリスト」を作って、忘れずにやる
・ブログのネタ、落書き、日記
・本を読んだ時のキーワード、感想
などなど。
手帳をこれから使う人は、そんなに気張らずに、適当に思うことを適当に書いておくだけでいいと思います。「腹減った」でも「つまんないな」でも、その時の思いをメモしておく「非公開ツイッター」みたいにすることで、手帳に書き込む習慣ができます。
アナログか、デジタルか？
今はスマホに便利なメモアプリが充実してます
エバーノート、グーグルカレンダーなどで情報を記録している人も多いです。
アナログな紙の手帳と、どちらを使うべきでしょうか？
・デジタルのいいところ
・文書が（ほぼ）無限にためられる
・かさばらない
・アラーム機能がある
・写真や音などの情報も取り込める
・後で検索がしやすい
・デジタルのわるいところ
・電池が切れると見られなくなる
・水、衝撃に弱い
・入力が面倒
・図表が書きにくい
・アプリの起動に時間がかかる
・アナログのいいところ
・すぐに書き込める（アクセスが早い）
・水、衝撃に強い
・軽い
・安い
・アナログのわるいところ
・ノートがたまっていくとかさばる
・検索しにくい
・アラーム、写真、音などの便利機能はない
結論から言うと、私は両方使っています。
どちらもメリット、デメリットがあるので、メリットのいいとこどりをして両方使えばいいと思います。
情報は、１つにまとめなきゃいけないわけじゃないのです。
デジタル、アナログの使い分け（カナメさんの場合）
私の日常のデジタルツールとアナログ手帳との使い分けを見てみましょう。
ここは人によって大分異なるので、参考になれば。
・朝、職場でOutlookを開き、本日の予定（会議、時間の決っている仕事）を携帯に予定入力する（デジタル）
→これは予定の時間がくるとアラームが鳴ることで、集中しているときに予定を忘れてしまうことを防止しています。これには何度も助けられます。デジタルにしかない、「リマインダー機能」を活用しています。
・会議に出た時に、メモを取る（アナログ）
→これはすぐに開けて、図や表、書きやすさを重視してアナログ手帳を使います。会議を聴きながらPCやスマホを手打ちするのは苦手なのでした。
・飲み会の予定を、手帳に書き込む（アナログ）
→飲み会の案内が来たときは、地図を印刷し、手帳のカレンダーに「〇〇飲み会、１８：３０～ 東京駅」とか書いています。印刷した地図は、手帳に挟んでおきます。これもデジタル入力が苦手な私にとって、素早く予定が入力できるアナログ手帳が使いやすいわけです。
・資料の本やホワイトボードの会議録をスマホのカメラで撮る（デジタル）
→これはデジタルでしかできない機能です。カメラで撮ることで、大量の情報を書き写す必要がありません。（ただ機密情報には気を付けましょう）
・昼休みに手帳を見て、思ったことを書いてみる（アナログ）
→手帳を見る習慣と共に、アイディア、落書き、日記など思うままに書いています。まんがのラフなども書きます。やりたいことリストとかを書くと頭が整理されます。
スマホを見て気になる記事は取っておく（デジタル）
→スマホを見て気になる記事があったりしたら、Google Keep にとって置いたり、メモアプリにコピーペーストしたり、自分で思うままに書き込みしたり。こちらはデジタルですね。
・帰りに書店に寄ったら、興味がある本の題名、著者をメモする（アナログ）
→とりあえず、図書館にないか検索してから、買うかどうか考えます。
・レシートがもらえない買い物をしたら、日付、モノ、金額をメモする（アナログ）
→後で家計簿をつけるときに見返します。家計簿をつけ終わったら線で消します。
で、カナメさんのアナログ手帳の仕様
私の場合、持ち歩き重視、かつ大量にノート部分を消費するため、A6サイズ、できるだけ薄くてシンプルなマンスリーカレンダー１冊と、１００円ノート１～２冊、ペン１本を、ゴムバンドを付けたブックカバーに入れて手帳として使っています。
A6サイズなのは、ぎりぎりスーツの内ポケットに入るサイズだからです。
（手ぶら好き）
右が１００円ノート。１００均ショップでは3冊１００円（！）なのでそちらをよく使います。
ノートを替えるとき、過去のメモをしばらく残すために、2冊重ねることがあります。
システム手帳などは、リフィルを買わなくてはいけませんが、１００円ノートならばコンビニでも手に入ります。
左がレイメイ藤井のマンスリーカレンダー（２７５円、ヨドバシドットコム）
薄くて、シンプル、安いので毎年買ってます。
巻頭にはポストカード、名刺、印刷した地図などを挟んでます。
巻末は、ポストカードに名刺ファイルを切り抜いたものをホチキスで留めた簡易カード入れがあります。
ポイントカードや、図書館カードなどは、財布をパンパンにしてしまうので、こちらにほとんど入れています。
ゴムバンドは便利
このブックカバーには、刺繍などにつかう平ゴムバンドを縫い付けてあります。
なぜでしょうか。
それはペンや挟んだ紙が落ちないようにするためです。
ペンはしおりの役割を果たしていて、手帳を開くとすぐに書き込むページにアクセスできます。
思いついてから手帳に書き込むまでのアクセスを早くすることで、手帳に書く習慣がつきやすいのです。
以前はコクヨのシステミック（A6）を使っていたのですが、ゴムがすぐ伸びてしまうので、自作しました。
この皮のブックカバーの場合、縫い針をステッチの穴に通せば縫い付けることができます。穴に縫い針をあてるのにコツがいりますが、誰でもできます。
ポイントは、上は裏表紙のおもて側にゴムを縫い付け、
下は裏表紙の内側にゴムを縫い付けることです。
両方とも内側に縫い付けると、おもて表紙が上下にずれてしまうのです（体験済み）
このへんは、システミックのゴムの位置を参考に作りました。
これで、ペンや紙を挟んでも開いて落ちることがなくなります。
ゴムが伸びてきたら、まあ、また付け直せばいいでしょう。
使ってみよう
さっそく持ち歩いて、何でも書き込んでいきましょう
１００円ノートには使い始め、終わりの日付を入れます
予定や、今日やったウォーキングの時間など、書きたいものをカレンダーに書き込みます
１００円ノートは、最初のページだけ出納帳にしてます
あとは適当です。
使い終わったノートはどうする？
アナログノートはデジタルと違い、情報が増えると物理的にかさばっていきます。
過去のノートには、フロー情報だけでなく、ストック情報も書き留められていますから、できればいつでもアクセスして置ける状態にしたいわけです。
そこで、破壊自炊となります。
ノートの綴じ側をカッターで切って、ScanSnapで一気にpdf化します。
pdf化したノートは、スマホにデータを移して、電子書籍と一緒に「Sidebooks」アプリで保管しています。
これで過去のノートも全部見られますね。
ストック情報の部分は、「しおり機能」を使って呼び出せるようにしてあります。
ノートだけじゃなく・・・
ノートのほかにも、いろんなメモの取り方はたくさんあります。
たとえば、自分の読んだ本を写真に撮って、過去の読書履歴にしたり・・・
取扱説明書とか、本のページを保管するときは、「FastScanner」を使ったり。
EverNoteはアプリの起動に時間がかかるのが使いづらかったので、
私は「FiiNote」を使っています。
こちらはマイナーなメモアプリですが、立ち上がりが早く、同期できるPCも何台でもできるので、PC打ち込みでメモするときにはこれでやっています。
手書きもできれば、写真の貼り付け、加工、リンクなどめちゃめちゃ多機能です。
容量はテキストなら無制限、写真や音声を入れる場合は１００MBまで無料。
有料版は、容量が増えるほか、パワーポイントのような機能や情報の暗号化などができるようになります。
私は無料版で十分間に合っていますが・・・
まとめ
いかがでしたでしょうか。
インターネットとスマホのおかげで、私たちは大量の情報を入手できるようになりました。
しかし、正直多すぎて、何をどう取捨選択すればいいのか、わからない人も多いのではないでしょうか。
書店には大量の「手帳術」の本や、「夢がかなう手帳」とかが並んでいますが、あれは手帳術が好きな文房具マニア向けのような気がします。
ほぼ日手帳やフランクリンなんとかが使いこなせないのは、誰かが考えた「吊るし」の手帳だからであって、あなたがダメなわけでは全くありません。
まず何の情報を使いたいのか、目的が先にあって、自分なりに情報を取捨選択して活用するためのツールとして「手帳」があるので、自分にとって使いやすければツールはなんでもいいわけです。
自分に最も合っている手帳は、目的に合わせて自分で作るのがいいと思います。
私はなんだかんだで今の方法に落ち着いていますが、今後また変わっていくかもしれません。
とりあえず、１００円ノートから始めてみてはいかがでしょうか。
それでは、また。